2025.04.04

訪問看護スケジュールシステムMeetsBee
脱！表計算ソフト・オンラインカレンダーアプリ

まだ表計算ソフトやオンラインカレンダーアプリだけで管理していませんか？

訪問看護のスケジュール管理といえば、表計算ソフトやオンラインカレンダーアプリを使っているステーションも多いですよね。
もちろん「慣れているから」「無料で使えるから」という理由で重宝されていると思います。しかし、実際に運用してみると、こんな大変さを感じたことはありませんか？

同時に編集しづらく、最新の情報が反映されているのか分からない
何度もファイルを更新するうちに、どれが正しいデータか混乱する
訪問先が増えるとカレンダーがごちゃごちゃになってしまう

せっかくスタッフみんなで情報を共有しようと思っても、表計算ソフトやオンラインカレンダーアプリの扱いが面倒だったり、ヒューマンエラーが起きやすかったりするのが現状です。これでは、患者様の訪問計画に支障をきたすだけでなく、スタッフ自身もストレスを抱えてしまいますよね。

オンラインカレンダーアプリを使い続けるとこんな状態に…

Schedule

訪問看護のスケジュールを管理するとき、多くの方が「とりあえず無料で使えて便利だから」という理由でオンラインカレンダーアプリを活用されていると思います。たしかに、ネット環境さえあればどこからでもアクセスできる手軽さは魅力的ですよね。
しかし、訪問看護のように複数のスタッフが異なる場所・時間帯で動き回る業務形態だと、オンラインカレンダーアプリで運用を続けていると、以下のような課題が見えてきます。

権限管理の設定が煩雑
患者様の個人情報を含むスケジュールは、権限設定を誤ると一部の外部ユーザーに見られてしまうリスクがあります。特に訪問看護は個人情報の扱いが厳重に求められるため、うっかり設定ミスをすると後々トラブルになりかねません。
複雑な訪問スケジュールの把握がしづらい
訪問看護では、移動時間や患者様の状態によって予定が前後しやすく、一日に複数の調整が行われます。オンラインカレンダーアプリの単純なカレンダービューだけだと「この時間帯にどのスタッフがどこへ行くのか」を一覧で把握するのが難しく、ダブルブッキングや訪問漏れのリスクが高まります。
リアルタイムでの変更反映が曖昧
スタッフ同士が同時に予定を編集していると、タイミングによっては最新版がきちんと共有されないことも。気づいたときにはスケジュールにズレが生じていて、すぐ修正しないと混乱が広がってしまいます。

こうした問題は、少人数のうちは「なんとかやりくりしているから大丈夫」と思うかもしれませんが、訪問件数が増えたりスタッフが増員されたりすると、一気に大きな負担となってしまいます。患者様に万全のケアを届けるためにも、「スタッフ全員で最新情報を確実に共有できるか」「必要な機能が揃っているか」などをあらためて考えてみると、オンラインカレンダーアプリのままでいいのか心配になります。

表計算ソフトで管理を使い続けるとこんな状態に…

Excel_Schedule

訪問看護のスケジュール管理を表計算ソフトで行っているステーションは少なくありません。表計算ソフトは多くの方が使い慣れていて、初期コストも抑えられるので、導入のハードルは低いですよね。しかし、「とりあえず表計算ソフトで…」と運用を続けていると、以下のような課題が見えてきます。

同時編集が難しく、最新情報の反映が遅れがち
表計算ソフトは基本的に一人ずつ編集することを前提としたツールです。複数のスタッフが同時に作業するシーンでは、どのファイルが最新版か分からなくなりやすく、ダブルブッキングや訪問漏れのリスクが高まります。
複数ファイルが乱立し、情報が散逸する
患者様ごとのシフト表やスケジュール表が増えていくと、いつの間にか類似ファイルが大量に作成されてしまいがち。どのファイルを参照すればいいのか分からなくなり、間違った情報に基づいて訪問準備をするなどのトラブルにつながることも。
スマートフォンでの閲覧・編集がしづらい
移動中や患者様宅では、スマホでスケジュールを確認するシーンも多いはず。しかし、表計算ソフトをスマホで開くと操作しづらかったり、表示が崩れたりして見づらいという声がよく聞かれます。結果として、「現場での調整ができずに後回しになる」ケースが多くなります。

表計算ソフトは簡単に始められる反面、訪問看護のように入れ替わりが激しいスケジュールを正確かつ効率的に管理するには限界も多いと言えます。みなさまにも、「表計算ソフトの使い勝手に慣れているはずなのに、管理が大変」「スタッフが増えた途端に混乱してきた」と思い当たる点はありませんか。

「MeetsBee」なら、表計算ソフトやオンラインカレンダーアプリの悩みを一挙解決

訪問看護スケジュール「MeetsBee」の最大の特徴は、現場のリアルな声を直接聞き、発展してきたという点です。
ITの専門集団が実際に訪問看護事業を立ち上げ運営することで、システム側の観点だけではなく、実際に使う看護師さんたちの意見が常にフィードバックされ、現場の使いやすさに特化したシステムとなっております。

以下では、現場の声から生まれた機能の一部をご紹介します。